UWAGA: W artykule zamiennie użyto zwrotu administrator/zarządca. Zazwyczaj umowa podpisana pomiędzy zarządem wspólnoty mieszkaniowej, a administratorem/zarządcą określa zakres jaki obejmuje. Może być umową o zarządzanie lub administrowanie.
Celem administratora jest utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym.
Celem zarządcy jest utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym i uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.
Kto wypowiada umowę o zarządzanie (administrowanie)?
Wiele osób zamierzających zrezygnować z usług administratora nie zawsze do końca wie jakie kroki podjąć. Zazwyczaj też nie wie w jakiej formie wypowiedzenie umowy jest możliwe, aby było zgodne z obowiązującym prawem.
Zarząd zgodnie z ustawą o własności lokali jest upoważniony do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą mieszkaniową, a właścicielami lokali. Dlatego też ma prawo zawrzeć lub wypowiedzieć umowę o zarządzanie lub administrowanie. Jest to czynność nie przekraczająca zwykłego zarządu i nie wymaga zgody członków wspólnoty chyba, że postanowili oni inaczej (np. odwołanie/powołanie zarządcy w formie uchwały).
Zawsze przed podjęciem takiej decyzji należy sprawdzić zapisy w umowie o zarządzanie nieruchomością zawartej w formie pisemnej (oryginał powinien być w posiadaniu zarządu wspólnoty mieszkaniowej). Jeśli w umowie zarządca nie zaznaczył, że może być zwolniony np. w formie uchwały właścicieli (sytuacja sporadyczna) do rozwiązania umowy wystarczy wypowiedzenie złożone przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej.
Zapisy w umowie
Zgodnie z obowiązującym prawem umowa o zarządzanie powinna być sporządzona w formie pisemnej, a to w jaki sposób zostanie rozwiązana powinno wynikać z jej zapisów. Zazwyczaj zarządcy korzystają z trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia co pozwala im na spokojnie przygotować dokumentację do przekazania nowemu administratorowi. W okresie wypowiedzenia administratorowi należy się wynagrodzenie ustalone w umowie.
Forma i termin wypowiedzenia
Wypowiedzenie umowy powinno być złożone tylko w formie pisemnej zgodnie z zapisami w umowie o zarządzanie (administrowanie) nieruchomością. W szczególnych przypadkach w sytuacji kiedy administrator w sposób rażący z zagrożeniem życia lub zdrowia zaniedbywał swoje obowiązki umowa może być rozwiązana w trybie natychmiastowym.
Kiedy zmienić administratora (zarządcę)
Najwygodniej ze względów księgowych dla ustępującego administratora i wspólnoty mieszkaniowej wypowiedzieć umowę z administratorem na koniec roku obrachunkowego. Wówczas poprzedni administrator może rozliczyć się z zamkniętego roku przygotowując sprawozdanie finansowe.
Co dalej?
Po rozwiązaniu umowy ustępujący zarządca powinien przekazać zarządowi wspólnoty mieszkaniowej protokół zdawczo-odbiorczy oraz pełną dokumentację będącą własnością wspólnoty mieszkaniowej. Przekazanie dokumentów powinno odbywać się pod okiem nowego administratora ponieważ będzie on wiedział na co zwrócić uwagę.